Papierloses Büro, nur ein Traum?

Wer kennt es nicht, der Platz wird immer weniger, die Ablagekörbe und Ordner sind übervoll. Bevor es los geht, eine kleine Anmerkung:

Im Folgenden Artikel spreche ich nur von mir und meine Erfahrungen die ich als Privatperson mit meinem Experiment „Papierloses Büro“ machte und wie ich die ganze für mich umgesetzt habe.

Wo ist die blöde Rechnung, ein Griff und die Sucherei ging los!

Tagtäglich werden wir mit mehr oder weniger wichtigen Mitteilungen überfrachtet. Dazu kommen noch Rechnungen, Lizenzen, Garantiekarten usw. die wir in einer E-Mail oder als pdf- Dokumente erhalten. Diese Dokumente drucken wir zu Sicherheit auch noch aus (steht ja meisten auch drauf: Bitte sorgfältig aufbewahren!) und heften diese ordentlich in einem Ordner ab.

Alternative: Diesen Ausdruck legen wir zu den anderen Ausdrucken und Dokumenten, die schon ewige Wochen im übervollen Eingangskorb, auf das Einsortieren in einen von 20 Ordnern warten.

Ich habe diesem Wahnsinn und Platzmangel den Kampf angesagt.

Zu bearbeiten sind 9 Ablagekörbe, 20 Ordner und gefühlte 8379 Dokumente, angefangen von Bankunterlagen bis zu Versicherungsdokumenten. Die Frage ist doch, was brauchen wir von dem ganzen Kram als Otto Normalverbraucher? Diese Frage sollte sich jeder selber stellen. Viele Dokumente werden heute maschinell erstellt und tragen keine Unterschriften im Original. Sollt ich solch ein Dokument, warum auch immer in Papierform benötigen, kann ich es mir selbst ausdrucken, also weg damit. Andere Dokumente (Ultra wichtige und ggf. Handsignierte und ja, auch die Liebesbriefe) werden abgeheftet. Über Urkunden brauchen wir nicht sprechen, da zählt nur das Original!

Doch bevor ich diese entsorge oder abhefte, muss ich eine brauchbare digitale Kopie anfertigen. Vorzugsweise soll diese Maschinenlesbar (OCR) sein, um sie am Rechner auch wieder zu finden.

Natürlich habe ich auch eine Software getestet, in meinem Fall, Devonthink Office. Schnell merkte ich, dass dieses Programm sehr überfrachtet ist, mit Funktionen, die ich nicht brauche. Eine weiter Frage die sich mir stellte, was mache ich, wenn ich auf ein anders EDV-System umsteige oder die Firma schließt und es gibt keine Updates mehr?
Also nach guter alter Windows- Manier, eine kleine Ordner- Struktur angelegt. Es gibt nur einen Hauptordner und eine Unterordner, alles andere ergibt sich aus den Dateinamen. Ich verwende das Erstellungsdatum des Dokuments gefolgt von Art und Subthema.

Z.B.: 2013-07-15-Rechnung-Schornsteinfeger.pdf oder 2013-01-31-Finanzstatus.pdf

Den Anfang habe ich mit meinem Canon MG6150 gemacht. Also mutig den ersten Ordner vorgenommen, den kompletten Inhalt entnommen und grob vorsortiert. Heraus kamen drei Stapel: Ablage Rundkorb (AR) oder besser Schredder, Wichtig (W) und Original behalten (Ob). In Prozenten ungefähr 60% AR, 35% W und 5% Ob. Weil ich doch ein kleinen Hang zum Sammeln (Messie?) habe, habe ich auch die Dokumente (AR), die mir auf dem Ersten Blick nicht sonderlich wichtig erschienen, nicht einfach dem Schredder übergeben, sonder diese auch noch digitalisiert. Nach grob 6 Stunden hatte ich die ca. 300-350 Seiten digitalisiert, nach weiteren 2,5 Stunden die Dateinamen vergeben und die Dateien in die Passenden Ordner verschoben. Juhu, es war vollbracht, ein Ordner weniger und ein kompletter Sonntag im Hintern! Ich betrachtete das Projekt als gestorben.

Wozu haben wir Technik und Computer? Natürlich um die Sozialen Netzwerke zu nutzen, E-Mails zu bearbeiten und um die Urlaubsbilder zu bearbeiten. Kann das Ding noch mehr? Automation? Für irgendetwas muss der doch gut sein!?

Wer es so wie ich, wirklich ernsthaft mit einem (fast) papierlosen Büro durchziehen will, kommt um einen echten Dokumentenscanner nicht wirklich herum.

Die Lösung war ein Fujitsu ScanSnap iX500 und Hazel, eine kleines aber feines Tool, welches die lesbaren Dateien durchsucht und nach meine Vorgaben umbenennen kann. Es werden ca. 20 Blatt pro Minute gescannt und in die entsprechenden Ordner verschoben.
Zurzeit habe ich nur noch 3 Ablagekörbe, einen für den zu bearbeitenden Eingang, einen für den Schredder und einen für die Ablage. Mein Ordnerbestand ist auf 5 Ordner a 5cm Rückenbreite geschrumpft.

Mein Arbeitsablauf heute:

Post wird bei Ankunft grob gesichtet, Werbung fliegt gleich in die blaue Papiertonne. Alles andere geht nach Durchsicht bis zum Wochenende in den Ablagekorb „Eingang“. Wichtige Dinge, wie z.B. Überweisungen usw. werden natürlich gleich erledigt. Am Wochenende werden die Dokumente sortiert (1 Blatt, 2 Blätter,3 Blätter usw.). Ist das geschehen, kommt mein ScanSnap (Snappi) zu Einsatz. Die eingescannten Dokumente werden im Eingangsordner abgelegt und Hazel beginnt sofort mit der Umbenennung und der automatisch Ablage in die entsprechenden Ordner. Die Wichtigen Dokumente werden im Original einem Ordner zugeordnet und abgelegt (nach Eingangsdatum und der Ordnerstruktur auf dem Rechner). Der Rest 98% geht gleich in den Schredder.

Wie genau die Arbeitsabläufe aussehen, wie der ScanSnap mit Hazel die Arbeit erledigt, werde ich in einem meiner folgenden Beiträge vertiefen.

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