ScanSnap, mein Traum vom papielosen Büro wird wahr. Teil2

Wie ich hier schon berichtet habe, ist das Unternehmen papierloses Büro auf dem besten Weg. Heute möchte ich über meine Arbeit mit dem ScanSnap iX500 und Hazel berichten.

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Bild: Fujitsu

Zum ScanSnap iX500:

Der iX500 ist ein echter Dokumentenscanner und frisst alles, was aus Papier ist. Er hat keine Probleme mal eben 25 Blatt = 50 Seiten (wohl gemerkt in Farbe) in einer Minute zu verarbeiten. Auch Visitenkarten aus Papier oder Plastik sind kein Problem!

Er scannt nicht nur einfach die Dokumente, sondern sorgt auch gleich dafür, dass die erstellten pdf Dateien durchsuchbar sind. Dieser Vorgang dauert einen kleinen Moment länger, stört aber den Arbeitsablauf keineswegs. Der automatische Dokumenteneinzug ist für bis zu 50 Blatt ausgelegt. Weiterhin verfügt der iX500 über einen intelligenten Papiereinzug, er erkennt einen versehentlichen Mehrfacheinzug oder vergessene Haftnotizen.

Folgende Optionen bietet das zeitsparende Quick-Menü:

  • Scannen zu einem Ordner: Speichern Sie PDF-Scans in einem Ordner
  • Scannen zu E-Mail: Faxen Sie nicht mehr, sondern verschicken Sie elektronische Dokumente per E-Mail
  • Visitenkarte scannen: Scannen Sie Visitenkarten und lassen Sie die Kontaktinformationen automatisch auslesen
  • Scannen zum Drucker: Benutzen Sie ScanSnap mit Ihrem Drucker, um Kopien zu erstellen
  • Scannen zu Word (.doc): Scannen Sie Dokumente als editierbare Word-Dateien
  • Scannen zu Excel® (.xls): Scannen Sie Dokumente als editierbare Excel®-Dateien
  • Scannen zu PowerPoint® (.ppt): Scannen Sie Dokumente als editierbare PowerPoint®-Dateien
  • Scannen zum Bildordner oder zu iPhoto: Speichern Sie JPEG-Scans in einem Ordner
  • Scan an Microsoft SharePoint® schicken, Scan an SalesForce Chatter schicken
  • Scannen zu iPhone®/iPad®, Kindle™ oder Android™-Geräten
  • Scannen in die Cloud: Scan an Dropbox, Evernote®, Google DocsTM* und/oder SugarSync schicken

Über eine eigene App kann auch direkt über W-LAN z.B. auf das iPad gescannt werden.

Weitere technische Daten hier

Hazel, der zweite Schritt nach dem Scannen.

Für die automatische Umbenennung und das Verschieben in die entsprechenden Ordner verwende ich das Programm Hazel.
Hazel ist eine kleine Anwendung die vorgegebene Ordner beobachtet und mit den enthaltenden Dateien gemäß Benutzervorgaben verfährt. Hazel kann Dateien umbenennen, Tags vergeben, Dateien verschieben uvm.
Weiter Informationen hier

Mein Arbeitsablauf
Was will ich?
Ich möchte Papierdokumente digitalisieren, umbenennen, mit Tags versehen und in die entsprechenden Ordner verschieben!
Als Erstes habe ich mir eine kleine Ordnerstruktur angelegt, die wie folgt aussieht:

Beispiel meiner Ordnerstruktur:

Ordner-Struktur

Diese Haupt- und Unterordner lassen sich beliebig fortsetzen, dennoch sollte sich die Anzahl der Ordner auf ein überschaubares Minimum beschränken.

Weiterhin benötigen wir einen Eingangsordner: In diesem Ordner landen alle Dokumente, die der Scanner eingelesen hat, die noch umbenannt und sortiert werden müssen.

Der erste Scan:
Vor dem ersten Scan habe ich mir schnell ein paar Profile angelegt. Nicht jeder Posteingang besteht nur aus einem Blatt (2 Seiten). Außerdem sollen nicht alle Dokumente, die eingescannt werden, in einem einzigen pdf Dokument landen. Ich habe mir 5 Profile erstellt, in denen ich per Schnellauswahl die Anzahl der zu scannenden Blätter pro Dokumentensatz auswählen kann. Nach dem Erstellen der Profile ist der Scanner bereit für seinen ersten Job.

Nun muss Hazel noch wissen, was, mit welchen Dokumenten geschehen soll. Hier ist die Angelegenheit schon etwas kniffliger, den leider sehen alle Dokumente, die mit der Post ins Haus flattern anders aus. Daher empfehle ich nur Regeln für Hazel zu erstellen, für Dokumente, die in regelmäßigen Abständen ins Haus flattern. Alles, was seltener kommt, wird von Hand umbenannt und in den zugehörigen Ordner verschoben. Wie so eine Regel aussieht, könnt ihr hier sehen.

Hazel-1

Unter Name geben wir einen eindeutigen Namen für die Regel ein, z.B. Bezügemitteilung.

Hazel-2

I if all of the following contains are met. Hier teilen wir Hazel mit, wonach er suchen soll und welche Übereinstimmungen vorhanden sein müssen.

  • Kind is PDF. Hazel soll nur in pdf Files suchen
  • contents contain match. Hazel sucht und merkt sich bestimmte Inhalte. Wir suchen das Erstellungsdatum. Dieses ist etwas schwieriger, wenn das Dokument viele Datumsangaben hat (dazu später mehr).

Hazel-3

Hazel-4

  • Das Datum muss genauso wie im Dokument geschrieben, übernommen werden. In diesem Fall steht im Dokument z.B. März 2013 und nicht 05.03.2013. Es müssen auch die Trennungen an der richtigen Stelle eingetragen werden.
  • Contents contain Bezügemitteilung.

Das Wort „Bezügemitteilung“ muss in dem zu bearbeitenden Dokumenten vorkommen, sonst wird diese Regel nicht angewandt.

Hinweis: Hier nur eindeutige Angaben machen. Die Angabe darf nicht in anderen Dokumenten vorkommen, andernfalls können die Dokumente in falsche Ordner verschoben werden.

Do the following to the matched file or folder:
Ab hier geben wir an, was mit den gefundenen Dateien passieren soll.

  • Rename. Hier geben wir die oben erstellte Datumsregel ein, gefolgt von einem Thema und ggf. einem Subthema. So sieht der ausgegebene Dokumentenname aus: 2013-09-01-Bezügemitteiling.
  • Move to folder: Gehaltsbescheinigung Verschiebt die umbenannte und mit einem Tag versehene Bezügemitteilung in den Ordner „Gehaltsbescheinigungen“

Dieses Prozedere ist mit etwas Übung schnell erledigt. Für andere Dokumente kann diese Regel kopiert und schnell abgewandelt werden. Wichtig ist (auch wenn ich mich jetzt wiederhole), immer nur eindeutige Namen und Begriffe aus den zu verarbeitenden Dokumenten zu verwenden, diese dürfen in keinem anderen Dokument zu finden sein.

Haben wir Dokumente mit vielen Datumsangaben und Hazel schreibt uns das falsche Datum in den Dateinamen, müssen wir Hazel mitteilen, welches Datum genau er verwenden soll. Dazu öffnen wir dieses Dokument mit Abby FineReader Express (ist im Lieferumfang des ScanSnap) und erstellen uns ein.rtf Dokument. Dieses öffnen wir mit einem reinen Text Editor. Nun sehen wir, wie Hazel das Dokument liest.

RTF

Hier zählen wir, an wievielter Stelle von oben oder unten unser gewünschtes Datum steht. Dieses teilen wir nun Hazel mit und et voilà, es wird unser gewünschtes Datum angezeigt. Dummerweise steht das Datum nicht immer separat, sondern schön eingerahmt von Worten, dann wird es noch schwieriger für Hazel, das richtige Datum zu finden. Hier hilft dann nur fummeln, bis wir die richtige Stelle gefunden haben. Haben wir diese dann gefunden und Hazel arbeitet wie gewünscht, bleibt zu hoffen, dass der Dokumentenersteller nicht ständig sein Dokumentenlayout wechselt oder die Datumsschreibweise ändert.

Hier könnt ihr euch einen kurzen Film über die Zusammenarbeit des ScanSnap und Hazel ansehen:

Mein Fazit: Erst Scanner, dann Schredder.

2 Gedanken zu „ScanSnap, mein Traum vom papielosen Büro wird wahr. Teil2

    • Hallo Markus,
      so ähnlich habe ich meine Ordner Angelegt:

      Arbeit
      …..Sozialversicherung
      …..Rentenversicherung
      …..VBL
      …..usw.

      Fahrzeuge
      …..KFZ1
      …..KFZ2
      …..KFZ3
      …..usw.

      Haus
      …..Gas
      …..Strom
      …..Wasser
      …..Telekommunikation
      …..Unterhaltung
      …..Hausrat
      …..usw.

      Versicherungen
      …..VersicherungA
      …..VersicherungB
      …..VersicherungC
      …..usw.

      Finanzamt (alles)

      Rechnungen (alle ohne spezielle Zuordnung)

      So kann es quasi endlos weitergehen. Ich habe nur darauf geachtet, dass ich nicht innerhalb einer Kategorie in die Unterkategorie weitere Ordner packe. Auch die Zahl der Kategorien halte ich bewusst gering. Siehe oben im Screenshot…

      Gruß Matthias

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